اگر قرار است صفحهآرایی کتاب، مجله یا یک فایل متنی حجیم را انجام دهید، استایلبندی فایل ورد اولین و مهمترین قدم است؛ مرحلهای که اگر درست انجام شود، بخش بزرگی از دردسرهای صفحهآرایی را از بین میبرد.
بسیاری از مشکلاتی که هنگام صفحهآرایی با آنها مواجه میشویم، نه از طراحی، بلکه از فایل وردی میآیند که بدون ساختار و استایل مشخص آماده شده است.
چرا استایلبندی فایل Word اینقدر مهم است؟
استایلبندی درست باعث میشود:
متن ساختار مشخص و قابل کنترل داشته باشد.
انتقال فایل به InDesign بدون بههمریختگی انجام شود.
اصلاحات نهایی سریعتر و دقیقتر انجام شوند.
خروجی کار حرفهایتر و یکدستتر باشد.
بهخصوص در کتابهای پرصفحه، استایلبندی اصولی میتواند ساعتها از زمان صفحهآرایی کم کند.
شروع کار: همیشه از فایل نسخه پشتیبان بگیرید.
قبل از هر تغییری:
یک نسخه کپی از فایل اصلی تهیه کنید.
فایل را با نام جدید ذخیره کنید.
این کار ساده باعث میشود با خیال راحت تغییرات لازم را اعمال کنید، بدون نگرانی از خراب شدن فایل اولیه.
شناسایی عناصر تکرارشونده در متن
فایل ورد را باز کنید و تمام المانهایی را که در متن تکرار میشوند، مشخص کنید؛ مثل:
کلمات بولد یا ایتالیک
تیترهای اصلی و فرعی
نقلقولها یا بخشهای ویژه
کلمات انگلیسی در متن فارسی
لیستهای نقطهای یا شمارهدار
هر کدام از این موارد، در مرحله بعد به یک استایل جداگانه نیاز دارند.
ساخت استایلهای جدید در Word
برای اینکه فایل شما ساختارمند شود، باید برای هر عنصر یک استایل مشخص تعریف کنید.
مراحل ساخت استایل جدید:
به تب Home بروید.
روی بخش Styles کلیک کنید.
گزینه Create a Style را انتخاب کنید.
نام مناسب انتخاب کرده و تنظیمات فونت، فاصله خطوط و پاراگراف را اعمال کنید.
نکته حرفهای:
برای هر استایل، در ابتدای کار یک رنگ موقت متفاوت در نظر بگیرید. این کار کمک میکند مطمئن شوید همه بخشهای متن بهدرستی استایل گرفتهاند.
پاراگراف استایل یا کاراکتر استایل؟
دانستن تفاوت این دو خیلی مهم است:
اگر فقط یک کلمه یا بخشی از جمله فرمت خاص دارد → Character Style
اگر کل پاراگراف ساختار متفاوتی دارد → Paragraph Style
استفاده درست از این دو نوع استایل، موقع انتقال فایل به نرمافزار صفحهآرایی کاملاً خودش را نشان میدهد.
مدیریت فایلهای حجیم و چندصد صفحهای
در فایلهای بزرگ، ورد ابزار کاربردیای دارد که کار را سریعتر میکند:
روی یک نمونه (مثلاً یک کلمه بولد) کلیک کنید.
از تب Home گزینه Select را انتخاب کنید.
روی Select Text with Similar Formatting کلیک کنید.
ورد همه موارد مشابه را انتخاب میکند و شما میتوانید آنها را یکجا استایلبندی کنید.
چند نکته مهم که نباید فراموش کنید
ورد همیشه بینقص نیست؛ بهخصوص اگر فونتهای مختلف استفاده شده باشد.
بعد از پایان کار، حتماً یک مرور نهایی انجام دهید.
برای متون انگلیسی، استایل جداگانه بسازید.
لیستها (Bullet و Numbering) را حتماً استایلبندی کنید.
نتیجهگیری
استایلبندی فایل ورد شاید در ابتدا کمی زمانبر به نظر برسد، اما در عمل باعث میشود صفحهآرایی سریعتر، تمیزتر و حرفهایتر انجام شود.
وقتی فایل بهدرستی استایلبندی شده باشد، انتقال آن به نرمافزارهای صفحهآرایی ساده میشود و شما میتوانید تمرکزتان را روی بخشهای خلاقانهتر طراحی بگذارید.
اگر حس میکنی آمادهسازی فایل ورد یا استایلبندی قبل از صفحهآرایی وقتگیر شده، میتونی فایلت رو برای بررسی بفرستی.
خوشحال میشم کمکت کنم کارت تمیز و حرفهای جلو بره.